1. Niniejsza Polityka określa podstawowe zasady ochrony danych oraz standardy ochrony danych stosowane przez Administratora – Instytutu Biologii Ssaków PAN w Białowieży gwarantujące zgodność z krajowymi i unijnymi przepisami o ochronie danych, w szczególności z przepisami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (dalej: „Rozporządzenie”).

2. Niniejsza Polityka ma zastosowanie do każdego przypadku przetwarzania danych osobowych przez Instytut Biologii Ssaków PAN w Białowieży.

Zasady przetwarzania danych osobowych przez Instytut Biologii Ssaków PAN w Białowieży:

I. Zgodność z prawem, rzetelność i przejrzystość

Instytut Biologii Ssaków PAN w Białowieży przetwarza dane osobowe w sposób zgodny z prawem, rzetelny i przejrzysty dla osoby, której dane dotyczą.

II. Ograniczenie celu

Instytut Biologii Ssaków PAN w Białowieży zbiera dane osobowe wyłącznie w wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach i nie przetwarza ich dalej w sposób niezgodny z tymi celami.

III. Minimalizacja danych

Instytut Biologii Ssaków PAN w Białowieży przetwarza tylko takie dane osobowe które są stosowne i adekwatne do określonego celu przetwarzania, a ich zakres ogranicza do tego co jest niezbędne dla osiągnięcia celu, w którym dane są przetwarzane.

IV. Ograniczenie przechowywania

Instytut Biologii Ssaków PAN w Białowieży przechowuje dane osobowe w formie umożliwiającej identyfikację osoby, której dane dotyczą, przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do celów, w których dane te są przetwarzane.

V. Prawidłowość danych

Instytut Biologii Ssaków PAN w Białowieży zapewnia, aby dane osobowe były prawidłowe i razie potrzeby aktualizowane. Dyrektor Instytutu podejmie wszelkie racjonalne kroki w celu bezzwłocznego usunięcia lub sprostowania danych, które są nieprawidłowe w świetle celów ich przetwarzania.

VI. Integralność i poufność

Instytut Biologii Ssaków PAN w Białowieży przetwarza dane osobowe w sposób zapewniający odpowiednie bezpieczeństwo, w tym ochronę przed niedozwolonym lub niezgodnym z prawem przetwarzaniem oraz przypadkową utratą, zniszczeniem lub uszkodzeniem, za pomocą odpowiednich środków technicznych lub organizacyjnych.

VII. Prawa podmiotów danych

Instytut Biologii Ssaków PAN w Białowieży respektuje prawa podmiotów danych, z uwzględnieniem praw dostępu do ich danych, prawa do ograniczenia ich przetwarzania, prawa do przenoszenia danych, prawo do usunięcia danych, wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania oraz cofnięcia w dowolnym momencie zgody na przetwarzanie danych.

VIII. Uwzględnienie ochrony danych w fazie projektowania

Instytut Biologii Ssaków PAN w Białowieży wdrożył odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, w celu skutecznej realizacji zasad ochrony danych oraz w celu nadania przetwarzaniu niezbędnych zabezpieczeń, tak by spełnić wymogi Rozporządzenia oraz chronić prawa osób, których dane dotyczą.

IX. Domyślna ochrona danych

Instytut Biologii Ssaków PAN w Białowieży wdrożył odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w celu zagwarantowania, że domyślnie przetwarzane są tylko te dane osobowe, których przetwarzanie jest niezbędne dla określonych celów. Zasada ochrony danych w fazie projektowania i domyślnej ochrony danych jest stosowana podczas opracowywania i zakupu nowych produktów/systemów.

X. Bezpieczeństwo przetwarzania/bezpieczeństwo danych

Dane osobowe są przetwarzane w sposób bezpieczny. Dyrektor Instytutu wdrożył środki techniczne i organizacyjne zapewniające bezpieczeństwo i ochronę danych osobowych, uwzględniając przy tym charakter, zakres, kontekst i cele przetwarzania oraz ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych.

XI. Rozliczalność
Wszystkie działania dotyczące przetwarzania danych są należycie dokumentowane przez Dyrektora Instytutu, ponosi on odpowiedzialność za przestrzeganie przepisów dotyczących ochrony danych osobowych, w tym przepisów Rozporządzenia i jest w stanie to wykazać.

XII. Inspektor Ochrony Danych Osobowych

Instytut Biologii Ssaków PAN w Białowieży powołał inspektora ochrony danych, który posiada odpowiednie kwalifikacje zawodowe, a w szczególności wiedzę fachową na temat prawa i praktyk w dziedzinie ochrony danych oraz umiejętności wypełnienia zadań określonych w Rozporządzeniu. Dane Inspektora i kontakt zostały podane na stronie BIP Instytutu Biologii Ssaków PAN w Białowieży w sekcji Inspektor Ochrony Danych.

Dodatkowo informujemy również, że:

Administrator dokłada wszelkich starań, aby zapewnić wszelkie środki fizycznej, technicznej i organizacyjnej ochrony danych osobowych przed ich przypadkowym czy umyślnym zniszczeniem, przypadkową utratą, zmianą, nieuprawnionym ujawnieniem, wykorzystaniem czy dostępem, zgodnie ze wszystkimi obowiązującymi przepisami.

Szanowni Państwo,

Administrator Danych zgodnie z art. 37 Rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 roku wyznaczył Inspektora Ochrony Danych (IOD):

Pani Anna Milko

Inspektor Ochrony Danych w Instytucie Biologii Ssaków PAN w Białowieży

Kontakt do IOD poprzez:

a) e-mail: iod@ibs.bialowieza.pl

b) listownie z dopiskiem „dla IOD” na adres korespondencyjny:

Instytut Biologii Ssaków PAN w Białowieży, ul. Stoczek 1, 17-230 Białowieża, z dopiskiem „Inspektor Ochrony Danych Osobowych”.

Kontaktując się z naszym Inspektorem ochrony danych zarówno w formie e-mail jak i listownie będą Państwo udostępniać swoje dane. W związku z tym prosimy o zapoznanie się z poniższą klauzulą informacyjną skierowaną do osób kontaktujących się z naszym Inspektorem w zakresie ochrony
danych osobowych.

KLAUZULA INFORMACYJNA

dla osób kontaktujących się z inspektorem ochrony danych

Instytutu Biologii Ssaków PAN w Białowieży

Na podstawie art. 13 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679
z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem
danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO) informujemy, że:

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Instytut Biologii Ssaków PAN
   z siedzibą w Białowieży (17-230) przy ulicy Stoczek 1.
2. Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym można kontaktować się we wszystkich sprawach związanych z przetwarzaniem przez Administratora Pani/Pana danych osobowych. Kontakt do Inspektora Ochrony Danych Pani Marty Krajewskiej e-mail: iod@ibs.bialowieza.pl lub listownie na adres korespondencyjny wskazany powyżej w punkcie 1 dopiskiem „Inspektor Ochrony Danych”.
3. Celem przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest nawiązanie kontaktu z Inspektorem Ochrony Danych w zakresie przetwarzania danych osobowych i/lub skorzystania z przysługujących praw jako osobie, której dane dotyczą. Natomiast podstawą przetwarzania danych podanych podczas kontaktu jest Pani/Pana zgoda na przetwarzanie wyrażona w formie wyraźnego działania potwierdzającego chęć nawiązania kontaktu z IOD (przesłanie danych).
4. Pani/Pana dane osobowe są zabezpieczone zgodnie z obowiązującymi przepisami, a ich
   odbiorcami mogą być podmioty uprawnione do ujawnienia im danych na mocy nadrzędnych przepisów prawa oraz podmioty przetwarzające dane osobowe w ramach świadczonych usług w imieniu i na rzecz Administratora (np. w zakresie obsługi IT), z którymi zawarł on zgodnie z art. 28 RODO umowy powierzenia przetwarzania danych.
5. Pani/Pana dane osobowe nie będą przekazywane do państw spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego lub instytucji międzynarodowych ani nie będą przetwarzane w celu innym niż cel, w którym dane osobowe zostały zebrane.
6. Decyzje dotyczące Pani/Pana danych osobowych nie będą podejmowane w sposób
   zautomatyzowany i nie będą profilowane.
7. Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane do czasu odwołania przez Panią/Pana zgody w celu kontaktu z Administratorem i/lub Inspektorem Ochrony Danych oraz przez okres 5 lat od dnia odwołania zgody w celach archiwalnych lub zabezpieczenia ewentualnych roszczeń.
8. Ma Pani/Pan prawo do:

• uzyskania informacji o zasadach przetwarzania swoich danych osobowych, prawo dostępu do nich i uzyskania ich kopii, a także prawo do sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania oraz przenoszenia danych;
• powiadomienia każdego odbiorcy o sprostowaniu, usunięciu lub ograniczeniu przetwarzania Pani/Pana danych co wynika z obowiązku Administratora;
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (na adres Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa), gdy zostanie uznane, iż Pani/Pana dane osobowe są przetwarzane niezgodnie z prawem z naruszeniem przepisów ogólnego Rozporządzenia;
• wycofania zgody w przypadku, gdy przetwarzanie odbyło się na podstawie jej wyrażenia.
  Wycofanie odbywa się bez wpływu na zgodność przetwarzania z prawem, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem;
• W celu zgłoszenia realizacji swoich praw można skorzystać nieobligatoryjnie z gotowego wniosku dostępnego na stronie podmiotowej i BIP Instytutu Biologii Ssaków PAN w Białowieży w sekcji OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH/WNIOSEK DO REALIZACJI PRAW OSÓB, KTÓRYCH DANE DOTYCZĄ, który po wypełnieniu i podpisaniu należy przesłać na adres e-mail: iod@ibs.bialowieza.pl lub przesłać listownie na adres korespondencyjny podany powyżej w punkcie 1- z dopiskiem „dla IOD” lub dostarczyć osobiście na wskazany powyżej adres.

Informacja o obowiązku podania danych i skutkach ich niepodania:

• podanie danych jest dobrowolne, niemniej jednak jest konieczne w celu przetworzenia kontaktu i udzielenia odpowiedzi i/lub realizacji praw, z których Pani/Pan chciałaby/chciałby skorzystać;
• brak podania danych będzie skutkować brakiem możliwości realizacji celu wskazanego powyżej.

Informujemy również, że:
Administrator dokłada wszelkich starań, aby zapewnić wszelkie środki fizycznej, technicznej
i organizacyjnej ochrony danych osobowych przed ich przypadkowym czy umyślnym zniszczeniem, przypadkową utratą, zmianą, nieuprawnionym ujawnieniem, wykorzystaniem czy dostępem,
zgodnie ze wszystkimi obowiązującymi przepisami.

W związku z realizacją wymogów Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych „RODO”), Instytut Biologii Ssaków PAN w Białowieży informuje, że dokłada szczególnej staranności w zakresie ochrony danych osobowych i poszanowania praw osób, których dane dotyczą. Wobec niniejszej informacji prezentujemy prawa jakie Pani/Pan posiada

w związku z nowymi przepisami o ochronie danych osobowych oraz obowiązków jakie musi spełnić Instytut Biologii Ssaków PAN w Białowieży wobec Pani/Pana na gruncie m.in. art. 13 RODO (tzw. Obowiązek informacyjny).

I. Informujemy, że Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Instytut Biologii Ssaków Polskiej Akademii Nauk z siedzibą w Białowieży (17-230) przy ulicy Stoczek 1.

II. Funkcję Inspektora Ochrony Danych (IOD) pełni Marta Krajewska.
Kontakt z Inspektorem Ochrony Danych Osobowych możliwy jest w następujący sposób:
– kontakt drogą mailową, pod adresem email: iod@ibs.bialowieza.pl.
– kontakt listowny – na adres siedziby Administratora.

III. Pani/Pana dane przetwarzamy w następujących celach oraz w oparciu o następujące podstawy prawne:

– prowadzenia prac badawczych w zakresie różnych aspektów biologii ssaków,
– prowadzenia prac rozwojowych oraz wdrażania wyników tych badań do praktyki ochrony
i zarządzania zasobami przyrody,
– kształcenia i doskonalenia kadr naukowych w zakresie nauk biologicznych,
– wspierania osób rozpoczynających karierę naukową,
– współpracy z uczelniami, instytutami badawczymi, towarzystwami naukowymi w szczególności
w zakresie badań naukowych i prac rozwojowych,
– rozwijania międzynarodowej współpracy naukowej, m.in. poprzez tworzenie i prowadzenie wspólnych projektów badawczych,
– upowszechnianie i popularyzacja wiedzy naukowej,
– prowadzenie naukowej kolekcji zoologicznej,
– prowadzenie specjalistycznej biblioteki naukowej,
– wykonywania innych zadań wynikających z obowiązujących przepisów oraz zleconych przez władze Polskiej Akademii Nauk zgodnie z prowadzoną działalnością Instytutu.

ww. na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c i e RODO w zw. z ustawą z dnia 30 kwietnia 2010 r. o Polskiej Akademii Nauk (Dz. U. Nr 96, poz. 619),
Ustawy o PAN z dnia 30 kwietnia 2010 (Dz. U. nr 96 poz. 619 z późn. zm.)
Ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce,
Statutu IBS PAN z dnia 09.01.2015 r. oraz innych aktów prawnych, a także na podstawie art. 6 ust. 1 lit a RODO).

– w celach archiwalnych (czy dowodowych), (podstawa z art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zw. z art. 7 ust. 1
i 3 RODO),
– wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c RODO), np. na potrzeby rachunkowości oraz ze względów podatkowych,

– w celu zawarcia umowy, wykonania umowy (podstawa z art. 6 ust. 1 lit. b RODO).

IV. Informacja o odbiorcach danych osobowych:

Pani/Pana dane będziemy mogli udostępnić również podmiotom, z którymi zawarliśmy umowę powierzenia na gruncie art. 28 RODO. W szczególności może dojść do powierzenia danych
dostawcom rozwiązań technologicznych (dostawcy usług teleinformatycznych), organizacyjnych.
Jeśli będzie chciał/a Pan/Pani uzyskać bardziej szczegółowe informacje nt. zakresów świadczenia usług przez podmioty przetwarzające dane, należy skontaktować się w tym celu z Administratorem.

V. Pani/Pana dane osobowe nie będą przekazywane do państwa trzeciego (spoza EU).

VI. Okres retencji – jak długo będziemy przetwarzać Pani/Pana dane osobowe?

Będziemy przetwarzać Państwa dane nie dłużej niż to konieczne: a) W zakresie danych przetwarzanych na podstawie Pani/Pana zgody – do chwili jej odwołania. b) W zakresie danych, które Administrator przetwarza w oparciu o art. 6 ust. 1 lit. c i e RODO – przez okres niezbędny wynikający z przepisów prawa, np. na potrzeby rachunkowości oraz ze względów podatkowych – na gruncie obecnych przepisów jest to okres 5 lat liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym powstał obowiązek podatkowy. c) Po zrealizowaniu celu pierwotnego, dla którego Pani/Pana dane zostały zebrane (np. realizacja umowy, realizacja projektu naukowego), Państwa dane będą przetwarzane dla celów archiwalnych przez okres zgodny z obowiązującymi u nas przepisami archiwalnymi, a także przez okres niezbędny w celu ochrony przed roszczeniami, dochodzenia roszczeń (czyli przez okres ich przedawnienia).

VII. Przysługują Pani/Panu następujące prawa związane z przetwarzaniem danych osobowych:

a) prawo dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii,
b) prawo do sprostowania (poprawiania) swoich danych osobowych,
c) prawo do ograniczenia przetwarzania danych osobowych,
d) prawo do usunięcia danych osobowych, o ile realizacja tych praw będzie zgodna z obowiązującymi przepisami, w szczególności z RODO,
e) prawo do wniesienia skargi do Prezesa UODO (na adres Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00 – 193 Warszawa),
f) prawo wycofania zgody.

W zakresie, w jakim Pani/Pana dane są przetwarzane na podstawie zgody, ma Pani/Pan prawo wycofania zgody na przetwarzanie danych w dowolnym momencie. Wycofanie zgody nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie Pani/Pana zgody przed jej wycofaniem.
Zgodę można wycofać w takiej samej formie, w jakiej zgoda została udzielona.

VIII. Obowiązek podania danych:

a) W zakresie danych osobowych, które Administrator przetwarza na podstawie Państwa zgody – podanie przez Państwa danych osobowych jest dobrowolne, ale często konieczne
np. do wzięcia udziału w badaniach, wydarzeniach, projekcie naukowym, konferencjach naukowych.
b) W zakresie danych, które Administrator przetwarza w oparciu o art. 6 ust. 1 lit. c i e RODO – podanie przez Państwa danych osobowych jest obowiązkowe.

IX. Pani/Pana dane nie będą profilowane, nie będzie również dochodziło do automatycznego podejmowania decyzji.