KLAUZULA INFORMACYJNA DOTYCZĄCA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH w Instytucie Biologii Ssaków PAN w Białowieży

W związku z realizacją wymogów Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych „RODO”), Instytut Biologii Ssaków PAN w Białowieży informuje, że dokłada szczególnej staranności w zakresie ochrony danych osobowych i poszanowania praw osób, których dane dotyczą.
Wobec niniejszej informacji prezentujemy prawa jakie Pani/Pan posiada w związku z nowymi przepisami o ochronie danych
osobowych oraz obowiązków jakie musi spełnić IBS PAN w Białowieży wobec Pani/Pana na gruncie m.in. art. 13 RODO (tzw. Obowiązek informacyjny).

I. Informujemy, że Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Instytut Biologii Ssaków PAN z siedzibą w Białowieży (17-230) przy ulicy Stoczek 1.
II. Funkcję Inspektora Ochrony Danych (IOD) pełni Dariusz Auguścik.
Kontakt z Inspektorem Ochrony Danych Osobowych możliwy jest w następujący sposób:
– kontakt drogą mailową, pod adresem email: iod@ibs.bialowieza.pl.
– kontakt listowny – na adres siedziby Administratora.

III. Pani/Pana dane przetwarzamy w następujących celach oraz w oparciu o następujące podstawy prawne:

– prowadzenia prac badawczych w zakresie różnych aspektów biologii ssaków,
– prowadzenia prac rozwojowych oraz wdrażania wyników tych badań do praktyki ochrony i zarządzania zasobami przyrody,
– kształcenia i doskonalenia kadr naukowych w zakresie nauk biologicznych,
– wspierania osób rozpoczynających karierę naukową,
– współpracy z uczelniami, instytutami badawczymi, towarzystwami naukowymi w szczególności w zakresie badań naukowych i prac rozwojowych,
– rozwijania międzynarodowej współpracy naukowej, m.in. poprzez tworzenie i prowadzenie wspólnych projektów badawczych,
– upowszechnianie i popularyzacja wiedzy naukowej,
– prowadzenie naukowej kolekcji zoologicznej,
– prowadzenie specjalistycznej biblioteki naukowej,
– wykonywania innych zadań wynikających z obowiązujących przepisów oraz zleconych przez władze Polskiej Akademii Nauk zgodnie z prowadzoną działalnością Instytutu.

(ww. na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c i e RODO w zw. z ustawą z dnia 30 kwietnia 2010 r. o Polskiej Akademii Nauk (Dz. U. Nr 96, poz. 619),
Ustawy o PAN z dnia 30 kwietnia 2010 (Dz. U. nr 96 poz. 619 z późn. zm.)
Ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce,
Statutu IBS PAN z dnia 09.01.2015 r. oraz innych aktów prawnych, a także na podstawie art. 6 ust. 1 lit a RODO).

– w celach archiwalnych (czy dowodowych), (podstawa z art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zw. z art. 7 ust. 1 i 3 RODO),
– wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c RODO), np. na potrzeby rachunkowości oraz ze względów podatkowych,

– w celu zawarcia umowy, wykonania umowy (podstawa z art. 6 ust. 1 lit. b RODO).

IV. Informacja o odbiorcach danych osobowych:

Pani/Pana dane będziemy mogli udostępnić również podmiotom, z którymi zawarliśmy umowę powierzenia na gruncie art. 28 RODO. W szczególności może dojść do powierzenia danych
dostawcom rozwiązań technologicznych (dostawcy usług teleinformatycznych), organizacyjnych.
Jeśli będzie chciał/a Pan/Pani uzyskać bardziej szczegółowe informacje nt. zakresów świadczenia usług przez podmioty przetwarzające dane, należy skontaktować się w tym celu z Administratorem.

V. Pani/Pana dane osobowe nie będą przekazywane do państwa trzeciego (spoza EU).

VI. Okres retencji – jak długo będziemy przetwarzać Pani/Pana dane osobowe?

Będziemy przetwarzać Państwa dane nie dłużej niż to konieczne:
a) W zakresie danych przetwarzanych na podstawie Pani/Pana zgody – do chwili jej odwołania.
b) W zakresie danych, które Administrator przetwarza w oparciu o art. 6 ust. 1 lit. c i e RODO – przez okres niezbędny wynikający z przepisów prawa, np.
na potrzeby rachunkowości oraz ze względów podatkowych – na gruncie obecnych przepisów jest to okres 5 lat liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym powstał obowiązek podatkowy.
c) Po zrealizowaniu celu pierwotnego, dla którego Pani/Pana dane zostały zebrane (np. realizacja umowy, realizacja projektu naukowego), Państwa dane będą przetwarzane dla
celów archiwalnych przez okres zgodny z obowiązującymi u nas przepisami archiwalnymi, a także przez okres niezbędny w celu ochrony przed roszczeniami, dochodzenia roszczeń
(czyli przez okres ich przedawnienia).

VII. Przysługują Pani/Panu następujące prawa związane z przetwarzaniem danych osobowych:

a) prawo dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii,
b) prawo do sprostowania (poprawiania) swoich danych osobowych,
c) prawo do ograniczenia przetwarzania danych osobowych,
d) prawo do usunięcia danych osobowych, o ile realizacja tych praw będzie zgodna z obowiązującymi przepisami, w szczególności z RODO,
e) prawo do wniesienia skargi do Prezesa UODO (na adres Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00 – 193 Warszawa),
f) prawo wycofania zgody.
W zakresie, w jakim Pani/Pana dane są przetwarzane na podstawie zgody, ma Pani/Pan prawo wycofania zgody na przetwarzanie danych w dowolnym momencie.
Wycofanie zgody nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie Pani/Pana zgody przed jej wycofaniem.
Zgodę można wycofać w takiej samej formie, w jakiej zgoda została udzielona.

VIII. Obowiązek podania danych:

a) W zakresie danych osobowych, które Administrator przetwarza na podstawie Państwa zgody – podanie przez Państwa danych osobowych jest dobrowolne, ale często konieczne
np. do wzięcia udziału w badaniach, projekcie naukowym, konferncjach naukowych,
b) W zakresie danych, które Administrator przetwarza w oparciu o art. 6 ust. 1 lit. c i e RODO – podanie przez Państwa danych osobowych jest obowiązkowe.

IX. Pani/Pana dane nie będą profilowane, nie będzie również dochodziło do automatycznego podejmowania decyzji.