Instytut Biologii Ssaków PAN z siedzibą przy ul. Stoczek 1 w Białowieży (17-230) jako Administrator Danych Osobowych informuje o przysługujących osobom fizycznym prawach, związanych z przetwarzaniem danych osobowych, wynikających z Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie
o ochronie danych) – RODO. Poniżej znajdują się wszelkie niezbędne informacje dotyczące trybu zgłaszania i wykonywania żądań realizacji przysługujących praw.

O co można wnioskować?

Osobom fizycznym przysługują następujące prawa realizowane na wniosek, związane
z przetwarzaniem danych osobowych:

• prawo dostępu do informacji, w tym prawo do kopii danych (art. 15 RODO),
• prawo do sprostowania danych (art. 16 RODO),
• prawo usunięcia danych osobowych (art. 17 RODO),
• prawo do ograniczenia przetwarzania (art.18 RODO),
• prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO),
• prawo do sprzeciwu (art. 21 RODO),
• prawo do niepodlegania automatycznym rozstrzygnięciom indywidualnym (art. 22 RODO).

W jaki sposób można zgłosić żądanie realizacji praw związanych z przetwarzaniem danych osobowych?

Wniosek może zostać zgłoszony:

• w siedzibie Instytutu – składany osobiście przez wnioskodawcę, a odbierany przez osoby upoważnione do przyjmowania wniosków i przeszkolone w tym zakresie,
• elektronicznie, w szczególności na adres e-mail Inspektora Ochrony Danych: iod@ibs.bialowieza.pl
• za pośrednictwem operatora pocztowego w postaci papierowej.

Jaki jest czas odpowiedzi / realizacji żądania?

Aby dokładnie przeanalizować zgłoszenie oraz w uzasadnionych przypadkach móc zrealizować zgłoszone żądanie, Administrator przyjął, że rozpatrzenie wniosku następuje bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie jednego miesiąca od dnia otrzymania wniosku.  W tym terminie zostanie wysłane powiadomienie do wnioskodawcy. W razie potrzeby, z uwagi na skomplikowany charakter żądania lub liczbę żądań, wskazany powyżej termin można przedłużyć o kolejne dwa miesiące. W terminie miesiąca od otrzymania żądania Administrator powiadomi wnioskodawcę o przedłużeniu terminu z podaniem przyczyny opóźnienia.

Jakie są koszty realizacji wniosku?

1. Wnioski są wolne od opłat za wyjątkiem przypadków określonych w ust. 2 (poniżej):
2. Instytut będzie uprawniony do pobrania opłaty od wniosku w szczególności w sytuacji, gdy wniosek:
   • został zgłoszony przed upływem 3 miesięcy od dnia zgłoszenia przez wnioskodawcę żądania tego samego rodzaju, przy czym ograniczenie to nie dotyczy prawa do sprostowania danych, prawa do ograniczenia przetwarzania danych ani prawa do sprzeciwu,
   • obejmuje żądanie udzielenia odpowiedzi na szczególnym nośniku lub formacie odpowiedzi, jeżeli nie odpowiada on standardowemu formatowi przyjętemu przez Instytut,
   • został sporządzony w języku innym niż język, który jest standardowo używany przez Instytut w komunikacji z klientami /kontrahentami;
   • wymaga znacznego zaangażowania zasobów ludzkich lub środków niezbędnych do prawidłowego wykonania wniosku w stopniu zakłócającym normalną działalność

Instytut;

• ma zostać zrealizowany w szczególnym trybie jak np. odpowiedź przesłana kurierem;
• składany jest ponownie przed upływem 3 miesięcy po tym, jak uprzednie takie samo żądanie zostało wycofane.

3. Opłata, o której mowa w ust. 4 powyżej będzie uwzględniać w szczególności: administracyjne koszty udzielenia odpowiedzi na wniosek, prowadzenia komunikacji lub podjęcia żądanych działań, w tym w szczególności koszty kuriera, tłumacza, zakupu
   i dostosowania nośnika, wykonania nagrania dźwiękowego;

4. Wysokość opłaty, o której mowa w ust. 4 powyżej, ustala Dyrektor Instytutu.
5. W przypadku gdy Instytut jest uprawniony do pobrania opłaty, o której mowa w ust. 4

powyżej, Instytut rozpocznie realizację wniosku, po jej wniesieniu.

Czy każde zgłoszone żądanie zostanie zrealizowane?

Każde zgłoszone żądanie zostanie przekazane do analizy powołanego przez Instytut Inspektora Ochrony Danych, jej wynikiem będzie odpowiedź dotycząca jego realizacji skierowana do wnioskodawcy. Jednocześnie informujemy, że wynikiem analizy może być odmowa realizacji zgłoszonego żądania, w szczególności, gdy:

• wniosek jest nieuzasadniony, szczególnie, gdy pozytywne załatwienie wniosku jest prawnie niedopuszczalne lub niewymagane,
• wniosek jest nadmierny, szczególnie jest składany ustawicznie, co oznacza wniosek składany częściej niż raz na 3 miesiące w tej samej kategorii sprawy,
• wniosek nie został uzupełniony przez wnioskodawcę pomimo wezwania wysłanego do wnioskodawcy,
• wniosek wskazuje na szczególny nośnik lub format odpowiedzi, który nie odpowiada standardowym formatom,
• wniosek złożony został w innym języku niż język używany w komunikacji Instytutu
  z klientami/kontrahentami,
• realizacja żądania mogłaby spowodować ujawnienie tajemnicy prawnie chronionej,
• wniosek obejmuje żądanie wydania kopii danych lub przeniesienia danych w języku innym niż język, w jakim dane są przetwarzane przez Instytut,

przesłanie danych innemu administratorowi w odpowiedzi na wniosek o przeniesienie danych osobowych nie jest technicznie możliwe.